Inteligencia artificial para clínicas dentales.
La recepción de una clínica dental es lo primero que un paciente toca y lo que más tiempo se come por dentro. El teléfono no para, la agenda se queda con huecos, los pacientes no contestan a los recordatorios y la lista de los que llevan dos años sin venir crece sin que nadie la mire. Esto se arregla bien.
EL PROBLEMA REAL DE LA RECEPCIÓN
Una hora de sillón vacía es una hora de coste fijo que no produce. En la clínica media se quedan en blanco entre quince y veinte de cada cien horas previstas por cancelaciones y por gente que no se presenta. La recepcionista lo intenta, hace lo que puede — pero está al teléfono con la señora que pregunta si la limpieza la cubre el seguro, y mientras tanto otro paciente cuelga sin esperar y otro no contesta al recordatorio del día anterior.
Casi todo lo de recepción se puede repartir entre la recepcionista y un agente. El agente coge la llamada habitual — la cita, el horario, la dirección, el cobertura del seguro — y la cierra. Cuando entra algo que de verdad necesita criterio clínico, o un paciente que prefiere persona, ahí se pasa. La recepcionista deja de coger el teléfono cuarenta veces al día y se dedica a la gente que entra por la puerta.
QUÉ AGENTES ENCAJAN AQUÍ
- El hueco de las 12:30. A una clínica le cancela un paciente la endodoncia de las 12:30 y ese sillón se queda muerto media mañana. El HUB cruza la lista de espera, ve quién pedía «lo antes posible», escribe por WhatsApp a tres personas y deja la cita confirmada en Gesden antes de que el doctor termine el paciente anterior. Cero llamadas a pelo.
- La doctora dicta el parte sin tocar el teclado. El fisio sale de la última sesión del día con seis pacientes en la cabeza y manda un audio de medio minuto desde el móvil: «a la del túnel carpiano cítale otras cuatro, a Manolo dale el alta y mándale la factura, y a la nueva pídele el volante del traumatólogo». El panel de mando por voz lo despliega en tareas que recepción coge una a una mañana siguiente, como las comandas de una cocina. Lo que antes eran tres post-it perdidos.
- La llamada de las 21:40 un sábado. A alguien se le ha partido un provisional el fin de semana y la clínica está cerrada. En vez del buzón que nadie escucha, el agente de voz coge, distingue una urgencia de un «¿qué horario tenéis?», le da pautas básicas y le mete cita el lunes a primera hora. El dentista no se ha enterado hasta que abre el portátil.
- El recordatorio que de verdad reduce el absentismo. No es el «mañana a las 10» de siempre. WhatsApp 24 h antes, y si a las 4 h de la cita el paciente no ha confirmado, una llamada corta que ofrece reprogramar con un toque. En clínicas dentales el no-show ronda el 15-20 %; recortarlo a la mitad son varias horas de sillón rescatadas cada semana.
- La lista de los que no vuelven. En la veterinaria hay 400 perros con la vacuna anual vencida y la antiparasitaria atrasada, y nadie tiene tiempo de mirar esa lista. El HUB la revisa solo cada mes, manda a cada dueño el recordatorio con el nombre del animal y la fecha que toca, y devuelve a la agenda a gente que se había perdido en silencio.
- Cámaras y tornos sin pelearte con el papeleo. Control de accesos en la puerta de la clínica, cámaras con videoanalítica en recepción y la sala de espera, y fichaje de la plantilla cumpliendo el RD 8/2019 — todo en el mismo HUB. Si la auxiliar entra a las 9:03 y un seguro reclama quién estaba en consulta a tal hora, el dato está y el registro horario aguanta una inspección de Trabajo.
- El presupuesto que se queda en el cajón. Un implante de 1.800 € que el paciente «se lo va a pensar» casi siempre se evapora. El HUB lleva la cuenta de los presupuestos aceptados a medias, programa el seguimiento educado a los pocos días y avisa a recepción de cuáles merece la pena recuperar. Tratamiento por doctor, ocupación de sillones y deuda viva, todo en un cuadro de mando que se mira en treinta segundos.
- El historial encontrado mientras suena el teléfono. Llama un paciente preguntando qué le pusieron en la muela hace dos años y si la mutua le cubría la corona. RAG sobre la documentación de la clínica —consentimientos, partes, condiciones de cada seguro— con cita a la fuente: la respuesta sale en lo que tarda recepción en saludar, sin hurgar en carpetas. Datos sanitarios tratados con la máxima protección RGPD.
QUÉ QUITA DE ENCIMA
| Tarea | Antes | Con el HUB |
|---|---|---|
| Coger una llamada para cita | 2-4 minutos de recepcionista | 0 minutos · resuelve solo |
| Recordatorios del día | 1 hora todas las tardes | Automático · WhatsApp + voz |
| Llenar un hueco | «Lo dejamos así» o llamadas a pelo | Lista de espera contactada en minutos |
| Pacientes que no vuelven | Se pierden en silencio | Recuperación automática mensual |
| Atender fuera de horario | Buzón de voz que nadie escucha | Agente 24/7 con cita confirmada |
QUÉ SE INTEGRA
- Software dental — Gesden, Klinikare, Dentalink, Odontonet y cualquiera con API.
- WhatsApp Business API — canal principal de los pacientes en España.
- Centralita — sobre el número actual de la clínica, sin cambios.
- Pasarelas de pago — para anticipos de citas o tratamientos.
- Facturación / Verifactu — listo para la obligación de 2026.
SOBRE LA PRIVACIDAD
Datos de paciente son datos sanitarios: máxima protección RGPD. La inferencia se ejecuta en infraestructura europea, no entrenamos modelos con tus datos y se aplican los plazos de conservación que acuerdes con tu DPO. Si tu protocolo exige inferencia totalmente on-premise, también se monta así.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Mi recepcionista se queda sin trabajo?
No. Se queda sin coger el teléfono cuarenta veces al día. El tiempo que recupera lo dedica a lo que aporta — atender al paciente que llega, gestionar tratamientos largos, vender presupuestos. La recepción humana es lo que diferencia a una clínica buena de una mala. La IA no la quita, la libera.
¿Y si el paciente quiere hablar con una persona?
Se le pasa al instante. El agente se identifica como asistente al empezar — es obligación del AI Act y nosotros lo cumplimos —. Cualquier paciente que prefiera persona la tiene en dos segundos.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
Entre 2 y 4 semanas. Una hora de reunión para entender la clínica, configuración con el software dental que uses, pruebas en sombra con llamadas reales y arranque.
¿Cuesta más que una recepcionista a media jornada?
No. La cuota mensual de un HUB para clínica dental está entre lo que cuestan 3-5 horas semanales de recepción. Y el HUB no descansa, no enferma y no se va de vacaciones.
Una hora — en tu clínica o por videollamada. Miramos qué se come la recepción y qué se puede repartir. Sin compromiso.
▸ Reservar reunión o escríbenos a hola@okcomputer.es