Tu clínica dental, en una sola aplicación.

El problema real de la recepción

Una hora de sillón vacía es una hora de coste fijo que no produce. En la clínica media se quedan en blanco entre quince y veinte de cada cien horas previstas por cancelaciones y por gente que no se presenta. La recepcionista lo intenta, hace lo que puede — pero está al teléfono con la señora que pregunta si la limpieza la cubre el seguro, y mientras tanto otro paciente cuelga sin esperar y otro no contesta al recordatorio del día anterior.

Y no es solo el teléfono. La agenda está en el programa dental, los pacientes escriben al WhatsApp, el correo de recepción lo mira quien puede, los fichajes van en otra aplicación y las facturas del laboratorio, en una carpeta. Juntándolo en una sola aplicación, el asistente coge la llamada habitual (la cita, el horario, la dirección, la cobertura del seguro) y la deja preparada para recepción. Cuando entra algo que necesita criterio clínico, o un paciente que prefiere persona, se pasa. La recepcionista deja de coger el teléfono cuarenta veces al día y se dedica a la gente que entra por la puerta.

Lo que se une en tu aplicación

• El programa de la clínica. Gesden G5, con un pequeño programa en el servidor de la clínica que lee la agenda, los pacientes y los cobros con un usuario de permisos mínimos. Clinic Cloud, con las exportaciones de su módulo de Gestoría, que alguien tiene que bajar cada mes. Se queda donde está, no escribimos en él y la historia clínica no se toca.
• El WhatsApp de los pacientes, por la API oficial de Meta.
• El teléfono, sobre el número actual de la clínica, sin cambios.
• El correo de recepción, Gmail u Outlook, solo ese buzón.
• Los fichajes de higienistas y auxiliares. Si usas Kenjo, Sesame o Factorial, por su API; si no, los pone la aplicación.
• Las facturas de material y laboratorio, con una foto.
• Tu gestoría: los gastos y los fichajes del mes, en el formato que importa su programa. Nunca la historia clínica.

Qué cambia en recepción

• El hueco de las 12:30. Un paciente cancela la endodoncia de las 12:30 y ese sillón se queda muerto media mañana. La aplicación ve el hueco en la agenda, mira la lista de espera, escribe por WhatsApp a los tres que pedían «lo antes posible» y le pasa a recepción el primero que dice que sí, para que le dé la cita antes de que el doctor termine con el paciente anterior.
• La llamada de las 21:40 un sábado. A alguien se le ha partido un provisional el fin de semana y la clínica está cerrada. En vez del buzón que nadie escucha, el asistente de voz coge, distingue una urgencia de un «¿qué horario tenéis?», le da pautas básicas y deja la petición de cita para el lunes a primera hora en la lista de recepción.
• El recordatorio que de verdad reduce el absentismo. No es el «mañana a las 10» de siempre. WhatsApp 24 h antes y, si a las 4 h de la cita el paciente no ha confirmado, una llamada corta que ofrece cambiarla. En clínicas dentales el no-show ronda el 15-20 %; cada uno que se evita es una hora de sillón que produce.
• El presupuesto que se queda en el cajón. Un implante de 1.800 € que el paciente «se lo va a pensar» casi siempre se evapora. La aplicación lleva la cuenta de los presupuestos pendientes, programa el seguimiento educado a los pocos días y avisa a recepción de cuáles merece la pena recuperar. Con los cobros de tu programa al lado, el dueño ve la ocupación de sillones y lo cobrado sin tocar la historia clínica.
• Lo que cubre cada seguro, encontrado mientras suena el teléfono. Llama un paciente preguntando si la mutua le cubre la corona. La aplicación busca en los documentos de la clínica (las condiciones de cada seguro, los consentimientos, los protocolos) y responde diciendo de qué documento lo saca, sin hurgar en carpetas.

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