Tu despacho profesional, en una sola aplicación.

El problema de un despacho que crece

"¿Dónde guardamos aquel contrato?" "¿Quién llevaba este expediente?" "¿Cuándo vencía el plazo del cliente Pérez?" Un despacho con años encima acumula miles de documentos, y encontrar el correcto depende de la memoria de quien lleva más tiempo.

Mientras tanto, los profesionales que cobran por su criterio pasan media jornada buscando, clasificando y contestando lo mismo de siempre. Ese tiempo es el más caro que tienes.

Lo que se une en tu aplicación

• El programa del despacho. a3ASESOR: le dejamos lo de cada cliente en el fichero SUENLACE que su programa importa, y lo revisáis e importáis vosotros. a3innuva Nómina, leyendo por su API con vuestra suscripción de Conectia. Sage Despachos Connected, con la plantilla de importación que hay que pedirle a Sage. Se queda donde está.
• Lo que mandan los clientes. El correo, en Outlook o en Gmail, y la documentación de cada cliente en SharePoint, OneDrive, Google Drive o Dropbox. Solo los buzones y carpetas que digáis.
• La facturación del estudio, si sois arquitectura o ingeniería y lleváis Holded: por su API, con una clave de solo lectura.
• La firma de encargos y documentos, con Docusign o Signaturit, por su API; según el plan que tengáis contratado.
• Los fichajes, con las horas cargadas a cada cliente o proyecto. Si no tenéis, los pone la aplicación.
• Un bot de Telegram al que le preguntas qué clientes no han mandado lo del trimestre.

Qué cambia en el despacho

• La cláusula que estaba en un contrato de 2019. El abogado recuerda que en algún expediente pactaron una penalización por demora parecida, pero no sabe en cuál. Antes era media tarde abriendo PDFs. Con las carpetas del despacho dentro de la aplicación, el buscador responde "está en el contrato Ruiz-Maldonado, cláusula sexta", con el enlace al documento. La cita a la fuente no es opcional: en un despacho, una respuesta sin fuente no vale nada.
• El gerente reparte el lío del cierre por audio. Final de mes en la asesoría: catorce modelos 303 y dos 111 atrasados. En vez de la reunión de diez minutos repartiendo, el responsable manda un audio desde el coche ("el 303 de Talleres Vega y el de Cárnicas Sur los lleva Marta, el 111 de la peluquería lo cierra Juan") y las tareas saltan en la pantalla del despacho. Cada uno coge la suya, la cierra, pasa a "hecho". Es la pieza que convierte un audio en tarea: así funciona.
• El plazo del recurso que nadie tenía apuntado. El requerimiento de Hacienda da diez días hábiles y entró por correo un viernes por la tarde. La aplicación lee el documento al clasificarlo, detecta el plazo y avisa el lunes, otra vez el miércoles, y pone en rojo al responsable el día antes. Un plazo perdido en un despacho no es un retraso: es responsabilidad civil.
• Lo que manda el cliente se coloca solo. Llega el correo del cliente con doce adjuntos sin asunto. La aplicación lee cada uno, reconoce si es factura, nómina o contrato, saca el NIF y el importe, y lo archiva en la carpeta del cliente y el trimestre que toca. El día 1 sabéis qué clientes tienen el mes completo y cuáles no, sin llamar uno a uno.
• "¿Cuándo me devuelven la renta?" por WhatsApp, a las once de la noche. En campaña, el teléfono y el WhatsApp del despacho echan humo con las mismas cuatro preguntas. El asistente de tu aplicación contesta el estado de cada declaración y los documentos que faltan, en lenguaje normal, y solo pasa al profesional la consulta que de verdad necesita criterio.

Confidencialidad por diseño

Un despacho maneja datos sensibles, y eso no es un detalle: es el punto de partida. La aplicación se diseña con los controles de acceso que acordemos y con el cumplimiento del RGPD dentro del planteamiento, no pegado al final. Lo concretamos en la primera visita.

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