Inteligencia artificial para despachos profesionales.

EL PROBLEMA DE UN DESPACHO QUE CRECE

"¿Dónde guardamos aquel contrato?" "¿Quién llevaba este expediente?" "¿Cuándo vencía el plazo del cliente Pérez?" Un despacho con años encima acumula miles de documentos, y encontrar el correcto depende de la memoria de quien lleva más tiempo.

Mientras tanto, los profesionales que cobran por su criterio pasan media jornada buscando, clasificando y contestando lo mismo de siempre. Ese tiempo es el más caro que tienes.

AGENTES QUE ENCAJAN EN UN DESPACHO

• La cláusula que estaba en un contrato de 2019. El abogado recuerda que en algún expediente pactaron una penalización por demora parecida, pero no sabe en cuál. Antes era media tarde abriendo PDFs. El HUB indexa todos los escritos, contratos y dictámenes del despacho (búsqueda con IA) y responde "está en el contrato Ruiz-Maldonado, cláusula sexta", con el enlace al documento. La cita a la fuente no es opcional: en un despacho, una respuesta sin fuente no vale nada.
• El gerente reparte el lío del cierre por audio. Final de mes en la asesoría: catorce modelos 303 y dos 111 atrasados. En vez de la reunión de diez minutos repartiendo, el responsable manda un audio desde el coche — "el 303 de Talleres Vega y el de Cárnicas Sur los lleva Marta, el 111 de la peluquería lo cierra Juan" — y las tareas saltan en la pantalla del despacho como comandas (panel de mando por voz). Cada uno coge la suya, la cierra, pasa a "hecho". Nadie pregunta dos veces de quién era qué.
• El plazo del recurso que nadie tenía apuntado. El requerimiento de Hacienda da diez días hábiles y entró un viernes por la tarde. El HUB lee el documento al clasificarlo, detecta el plazo y avisa el lunes, otra vez el miércoles, y pone en rojo al responsable el día antes. Un plazo perdido en un despacho no es un retraso: es responsabilidad civil.
• Las facturas y nóminas que entran sueltas se colocan solas. Llega el correo del cliente con doce adjuntos sin asunto. El HUB lee cada uno, reconoce si es factura, nómina o contrato (OCR), saca el NIF y el importe, y lo archiva en la carpeta del cliente y el trimestre que toca. El becario deja de renombrar PDFs y la documentación está lista cuando el fiscalista la necesita.
• "¿Cuándo me devuelven la renta?" por WhatsApp, a las once de la noche. En campaña, el teléfono y el WhatsApp del despacho echan humo con las mismas cuatro preguntas. Un bot conectado al sistema contesta el estado de cada declaración y los documentos que faltan, en lenguaje normal, y solo pasa al profesional la consulta que de verdad necesita criterio. El laboralista deja de ser centralita.
• Fichaje legal y quién entró el sábado. Inspección de Trabajo pide el registro horario y el despacho lleva el control en una hoja de Excel que nadie se fía. El HUB registra entradas y salidas con cumplimiento del RD 8/2019, y cruza el fichaje con el control de accesos de la puerta: si alguien abrió un sábado para sacar el expediente de un cliente, queda trazado. Útil cuando el activo que guardas es la confidencialidad ajena.
• El acta de la reunión, escrita antes de salir del despacho. Reunión de una hora con el cliente para revisar una operación societaria. El HUB escucha la grabación y entrega resumen, acuerdos y la lista de tareas con responsable — "preparar borrador de estatutos: socio fundador; pedir nota simple: gestoría". Lo que antes se quedaba en la memoria del que más hablaba ahora está repartido en cinco minutos.
• El primer borrador del escrito, sobre la base de los anteriores. Otro contrato de arrendamiento, otro requerimiento, otra alegación tipo. El HUB redacta un primer borrador partiendo de los modelos del propio despacho y de los datos del expediente, no de plantillas genéricas de internet. El profesional revisa y firma; deja de empezar cada documento desde la página en blanco.

CONFIDENCIALIDAD POR DISEÑO

Un despacho maneja datos sensibles, y eso no es un detalle: es el punto de partida. El agente se diseña con los controles de acceso que acordemos y con el cumplimiento del RGPD dentro del planteamiento, no pegado al final. Lo concretamos en la primera reunión.

PREGUNTAS FRECUENTES