Software para administradores de fincas, hecho en Granada.
Cuotas, derramas, actas, incidencias y propietarios — en un solo sitio, buscable, en vez de repartidos en cinco programas. No es un plan de futuro: es un SaaS vertical que ya construimos y está en marcha.
EL DÍA A DÍA DE UN ADMINISTRADOR
Cuarenta comunidades, cada una con sus cuentas, su morosidad, su junta pendiente y su vecino que llama tres veces por semana. La contabilidad en un programa, las actas en carpetas, la comunicación en el correo y en el móvil personal. Y a fin de mes, cuadrarlo todo.
El trabajo de un despacho de fincas no es difícil de entender: es que son muchas piezas pequeñas repartidas en demasiados sitios. Cada cosa por separado se lleva; todas juntas, multiplicadas por las comunidades que gestionas, se comen la semana. Ahí es donde un sistema hecho para esto —y no un programa de contabilidad genérico— cambia el ritmo.
LO QUE GESTIONA
- Cuotas y recibos, sin repasar a mano quién debe. El sistema sabe en todo momento el estado de cada propietario y de cada comunidad. Se acabó abrir el Excel para ver quién va al día: lo tienes en una pantalla, comunidad a comunidad, al céntimo.
- La reclamación de morosos, hecha sola. El recibo vence y no se paga. En vez de que alguien tenga que acordarse, el sistema reclama solo: aviso amable al vencer, más firme a los días, y cuando toca ir en serio te lo pone delante con el histórico de ese vecino. Tú decides hasta dónde llegar; el seguimiento no se te escapa.
- Derramas sin líos de reparto. Entra el presupuesto del tejado, defines cómo se reparte —por coeficiente, por partes iguales, como haya acordado la junta— y el sistema genera los recibos de la derrama y los suma al estado de cada propietario. Sin la hoja de cálculo de siempre que nadie sabe si está bien.
- Actas y juntas, de la convocatoria al acuerdo. Prepara la convocatoria con el orden del día y, después de la reunión, la IA te ayuda a redactar el acta a partir de lo tratado. Y lo que se acordó no se pierde: le puedes preguntar al histórico "¿qué se decidió sobre el ascensor?" y te lo saca con la junta y la fecha, no rebuscando entre PDFs.
- Incidencias con foto, desde el portal del vecino. Se rompe la luz del portal y el propietario, en vez de llamar al despacho, saca una foto desde el móvil y abre el parte. Queda registrado, con su foto y su fecha, y tú lo diriges al gremio que toca. Menos llamadas preguntando lo mismo, y constancia de todo.
- Comunicación que deja rastro. Convocatorias, avisos de corte de agua, recordatorios de pago: salen del sistema a todos los propietarios de una comunidad de una vez, y queda constancia de qué se mandó y cuándo. No en el WhatsApp personal del administrador.
ESTO YA ESTÁ HECHO
El gestor de comunidades de vecinos es uno de nuestros tres casos en producción: un SaaS vertical que levantamos desde cero —análisis, desarrollo, despliegue y soporte— para una comunidad real (un edificio vacacional en Almerimar), con sus cuotas, derramas, actas e incidencias dentro. No es una demo: es la prueba de que sabemos cerrar un vertical entero, de principio a fin. Míralo junto al resto en nuestra trayectoria.
A MEDIDA, NO EL PROGRAMA DE SIEMPRE
Los programas de administración de fincas de toda la vida funcionan, pero son rígidos: haces las cosas como el programa quiere, no como las hace tu despacho. Y la parte de IA —reclamar solo, redactar actas, buscar en el histórico— sencillamente no la tienen.
Lo nuestro se amolda a cómo trabaja tu despacho, no al revés. Si mañana quieres una app para que los presidentes de comunidad aprueben gastos, o conectar con tu programa de contabilidad en vez de sustituirlo, se hace. Es software a medida con oficio de 25 años detrás, no una suscripción cerrada. Y cuando lo que hace falta es una capa de IA sobre lo que ya tienes, eso es exactamente lo que montamos.
CÓMO SE EMPIEZA
Nos sentamos una hora en tu despacho y miramos cómo llevas hoy las comunidades: con qué programa, qué se te va en morosidad, cuánto tiempo comen las actas y las llamadas. De ahí sale un estudio de viabilidad y, si encaja, un plan para migrar tu histórico sin perder nada y montar el sistema a tu manera. Si vemos que lo que usas ya te sirve, te lo decimos.
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Qué gestiona el software de administración de fincas?
Todo el ciclo de una comunidad: cuotas y recibos, derramas, actas y convocatorias de junta, incidencias y partes, y la comunicación con los propietarios. En un solo sitio, buscable, en vez de repartido entre la contabilidad, el correo y varias carpetas.
¿Reclama a los morosos solo?
Sí. Sabe quién ha pagado y quién no, y lanza la reclamación escalonada por su cuenta: recordatorio al vencer, aviso más firme después y, cuando toca ir en serio, te lo pone delante con el histórico del propietario para que decidas. Deja de depender de que alguien repase los recibos.
¿Puedo migrar desde el programa que uso ahora?
Sí. Volcamos tu histórico —propietarios, saldos, recibos, actas— desde el programa que uses ahora, para que no empieces de cero. Conectar y migrar datos entre sistemas es parte de nuestro oficio de 25 años.
¿Hace las actas y las convocatorias de junta?
Sí. Prepara la convocatoria con su orden del día y, tras la junta, la IA te ayuda a redactar el acta a partir de lo tratado. Y puedes preguntarle al histórico en lenguaje natural —qué se acordó sobre el ascensor, en qué junta se aprobó una derrama— con la fuente citada.
¿Los propietarios tienen acceso?
Sí. Cada propietario ve sus recibos, el estado de la comunidad y las incidencias, y puede dar parte de una avería con una foto desde el móvil. Baja las llamadas al despacho y deja constancia de todo.
Una hora, en tu oficina. Vemos cómo llevas hoy las comunidades y qué se puede quitar de en medio. Y si no te compensa, lo dejamos ahí, sin factura y sin insistir.
▸ Pedir el estudio de viabilidad o escríbenos a hola@okcomputer.es