Software para administradores de fincas: todas tus comunidades en una sola aplicación.

El día a día de un administrador

Cuarenta comunidades, cada una con sus cuentas, su morosidad, su junta pendiente y su vecino que llama tres veces por semana. La contabilidad en un programa, las actas en carpetas, la comunicación en el correo y en el móvil personal. Y a fin de mes, cuadrarlo todo.

El trabajo de un despacho de fincas no es difícil de entender: es que son muchas piezas pequeñas repartidas en demasiados sitios. Cada cosa por separado se lleva; todas juntas, multiplicadas por las comunidades que gestionas, se comen la semana. Ahí es donde un sistema hecho para esto —y no un programa de contabilidad genérico— cambia el ritmo.

Lo que se une en tu aplicación

• El programa que ya usas. Si llevas Gesfincas.NET con el servidor en el despacho, leemos su base sin escribir en ella: la contabilidad y los recibos de las comunidades siguen en él. Si pasas a Gesfincas en la nube, la vía hay que pedírsela a Aareon.
• Los cobros de las cuotas, con el fichero Norma 43 de cada cuenta, que da cualquier banco.
• Los avisos de los vecinos que llegan por correo: solo el buzón de incidencias, en Outlook o en Gmail.
• Las incidencias que entran por WhatsApp, por la API oficial de Meta.
• Un panel de incidencias donde cada avería tiene dueño y estado, venga del correo, del WhatsApp o del portal del vecino.
• Las actas, las convocatorias y el histórico de cada comunidad, buscables desde el mismo sitio.

Lo que gestiona

• Cuotas y recibos, sin repasar a mano quién debe. El sistema sabe en todo momento el estado de cada propietario y de cada comunidad. Se acabó abrir el Excel para ver quién va al día: lo tienes en una pantalla, comunidad a comunidad, al céntimo.
• La reclamación de morosos, hecha sola. El recibo vence y no se paga. En vez de que alguien tenga que acordarse, el sistema reclama solo: aviso amable al vencer, más firme a los días, y cuando toca ir en serio te lo pone delante con el histórico de ese vecino. Tú decides hasta dónde llegar; el seguimiento no se te escapa.
• Derramas sin líos de reparto. Entra el presupuesto del tejado, defines cómo se reparte —por coeficiente, por partes iguales, como haya acordado la junta— y el sistema genera los recibos de la derrama y los suma al estado de cada propietario. Sin la hoja de cálculo de siempre que nadie sabe si está bien.
• Actas y juntas, de la convocatoria al acuerdo. Prepara la convocatoria con el orden del día y, después de la reunión, la IA te ayuda a redactar el acta a partir de lo tratado. Y lo que se acordó no se pierde: le puedes preguntar al histórico "¿qué se decidió sobre el ascensor?" y te lo saca con la junta y la fecha, no rebuscando entre PDFs.
• Incidencias con foto, desde el portal del vecino. Se rompe la luz del portal y el propietario, en vez de llamar al despacho, saca una foto desde el móvil y abre el parte. Queda registrado, con su foto y su fecha, y tú lo diriges al gremio que toca. Menos llamadas preguntando lo mismo, y constancia de todo.
• Comunicación que deja rastro. Convocatorias, avisos de corte de agua, recordatorios de pago: salen del sistema a todos los propietarios de una comunidad de una vez, y queda constancia de qué se mandó y cuándo. No en el WhatsApp personal del administrador.

Esto ya está hecho

A medida, no el programa de siempre

Los programas de administración de fincas de toda la vida funcionan, pero son rígidos: haces las cosas como el programa quiere, no como las hace tu despacho. Y la parte de IA —reclamar solo, redactar actas, buscar en el histórico— sencillamente no la tienen.

Lo nuestro se amolda a cómo trabaja tu despacho, no al revés. Si mañana quieres una app para que los presidentes de comunidad aprueben gastos, o conectar con tu programa de contabilidad en vez de sustituirlo, se hace. Es software a medida con oficio de 25 años detrás, no una suscripción cerrada. Y cuando lo que hace falta es juntar lo que ya tienes en una sola aplicación, sin cambiar de programa, eso es exactamente lo que montamos.

Cómo se empieza

Nos sentamos una hora en tu despacho y miramos cómo llevas hoy las comunidades: con qué programa, qué se te va en morosidad, cuánto tiempo comen las actas y las llamadas. De ahí sale la propuesta por escrito, que no se cobra, y, si encaja, el plan: leer lo que ya usas o, si prefieres dejarlo, pasar tu histórico sin perder nada, y montar el sistema a tu manera. Si vemos que lo que usas ya te sirve, te lo decimos.

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